oa系统是什么意思(员工oa系统)

OA办公系统是指办公自动化系统,是利用计算机网络技术帮助企业实现便捷、高效、自动化的协同办公效率。

对于传统办公方式而言,其耗费的人力、物力,以及花费大量时间处理一些琐碎的、重复的工作,导致效率低下,从而无法更好的投身于工作中去。而OA系统自动化则成为了社会发展的主要趋势。上千个组织就有上千种OA需求,没有什么所谓的最好用的OA办公系统,只有最适合的OA系统。

那么,OA系统具体都有哪些功能?

1.建立内部通讯平台

例如通知,公告,工作报告,工作日记,工作计划,即时通讯等内部通讯功能。这些能够帮助企业员工之间快速的沟通和交流,从而能在第一时间达到协同办公的目的。

2.辅助办公

像个人办公,会议管理,办公用品管理,特殊管理,车辆管理等都是与人们日常事务性的办公工作相结合的各式各样的辅助办公。OA办公系统就实现了这些辅助办公的自动化。

实现工作流转和事务处理的自动化

3.实现工作流转和事务处理的自动化

单位传统的纸质文件办公模式已成为了过去,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、会议通知、报表传递等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化的流转方式,实现无纸化办公。

从此再也不用拿着各种文件、申请、单据在各个部门之间跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速且廉价的网络传递手段,发挥出信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少其中出现的复杂环节,从而提高办公效率。

实现信息的发布和文档管理的自动化

4.建立信息发布平台

在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如类似于电子公告、电子论坛、电子刊物,内部的规章制度、公告事项、技术交流等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,是员工能够了解企业的发展动态。

5.实现文档管理的自动化

能够使各类文档、文件、知识、信息等,能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找方式。

文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过云盘、电子文件柜的形式来实现文档的保管,按权限进行使用和共享。

OA系统实现分布式移动办公

在实现文档管理自动化之后,例如企业来了一个新员工,只需要管理员给他注册一个身份文件,再交给他一个初始密码,他自己就能够进入系统,蓝岛这个单位积累下来的东西,如规则制度、技术文件、以及其他的知识、信息等等。

这些宝贵的文档、文件只要符合他的身份权限,就可以进行阅读操作,且自然而然的就能看懂,这样就能减少很多培训的中间环节。

6.实现分布式办公

变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域。例如可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接,从而进行随时随地的移动办公,这样就能在最大程度上方便了出差在外的办公和信息的交流。

多益云协同OA办公系统

OA系统固然好用,也的确成为了当今企业最喜欢的信息化管理工具之一。也是需要定期维护的,才能保证其使用的长久,且能与企业共同进退。

维护OA系统,处理基本的计算机和网络知识外,还要对相应的OA软件比较熟悉。如果不是自己企业开发的系统,就需要与厂商的运维人员学习了,同时要跟踪运维人员的指示来操作。

OA系统应如何促进企业高效管理?

1.OA系统促进企业任务管理

任务管理不仅仅是员工有条不紊的安排工作的好工具,也是领导宏观管理的好助手。对于以往来说,企业总是会出现“民声载道”的景象。

例如,企业员工工作分配不均,会导致员工敢怒不敢言;或者是事情感到一半有接手一项新的工作,员工就会被连连不断的工作压得喘不过气来。

而OA系统的任务管理,就大大减轻了这种现象,领导分配任务不再是一拍脑袋就临时决定了的事,而是开始在任务管理里认真扥西没人的任务量,做到雨露均沾,面面俱到。

这样,分派一项任务,就可以把工作周期、工作注意事项、内容写得很清楚,让员工明明白白地按照要求办公。

2.OA系统促进企业审批管理

对于审批管理,这是很多企业的难题之一。例如费用的无线增长,更是让企业领导头大,不知道费用的开支情况,是否已经超过预算,这样批也不是,不批也不是,导致审批加载中间进退两难。

OA系统的预算科目则恰好实现了“费控”难的问题,有效管理各部门的费用开支状况,也方便企业领导随时查看各部门的费用支出、预算情况。

3.OA系统促进打破部门壁垒

对于很多传统企业,部门各自独立,联系交流较少。这就会出现信息不能及时实现共享,这部门的壁垒让企业协同工作的积极性大大降低,产生信息孤岛现象。

这样就造成了管理者上的一道难题,一个上传下达的信息,可能就造成有些部门知道了,有些部门压根没听说,或者到了员工那里又造成了消息的曲解。

OA系统的公告模块就起到了信息传达无误的作用,每个人都能在OA系统里看到领导发布的通知、信息,还能即时以信息提醒提示查看。这样就巧妙打破了企业间信息的交了刘阻碍。

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